PARA VER CON IMÁGENES, DESCARGAR WORD.
CONTACTOS
Los contactos son la base sobre la que funciona todo el CiviCRM. Un contacto será socio/a de nuestra ONG, o hará una donación, o asistirá a un evento, o le enviaremos un correo electrónico o miles de cosas más. Pero todo girará en torno al contacto.
Cuando entramos en la ficha de un contacto (después de haberlo buscado con el buscador, por ejemplo), nos encontramos con una serie pestañas donde se recoge toda esa información: donaciones, grupos al que pertenece, si son socios, etc.
En la pestaña Resumen, podemos consultar los datos básicos del contacto que viene por defecto en CiviCRM: nombre, apellidos, empresa, correo electrónico, direcciones, etc. Pinchando sobre cada uno de ellos, podemos editarlos o añadir nuevos.
*Si no vamos a usar alguna de estas pestañas o campos, podemos desactivarlos desde el menú Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Preferencias de visualización.
¿Qué considera CiviCRM que es un contacto? Cualquier persona, hogar (normalmente familias que comparten un lugar físico) u organización (o empresa) que tiene algún tipo de relación con nuestra organización puede considerarse un contacto. De los tres tipos que existen, en el Movimiento por la Paz no nos ha resultado útil el tipo de contacto “Hogar” y nos hemos centrado por el momento en los otros dos, Personas y Organizaciones.
¿Cómo se crean los contactos? Podemos crear cualquier de los tres desde el menú > Contactos.
Sea del tipo que sea el contacto, el proceso de creación es muy parecido. Consiste en un formulario que empieza con la información básica (nombre, correo electrónico, etc), y a continuación campos más específicos agrupados por tipo en forma de acordeón (como campos de dirección, las preferencias de comunicación y los campos personalizados que ha agregado para el tipo de contacto).
Para añadir un registro de persona a la base de datos, son obligatorios o el nombre y apellidos o la dirección de correo electrónico del contacto. Para añadir una Organización u Hogar, sólo necesitamos introducir el nombre de la organización o del hogar.
En el contacto “Familia” (por ejemplo “Familia López Pérez”) tendremos que hacer algo más después de crearlo: buscar uno por uno los miembros de la familia, y dentro de sus fichas, crearemos una relación en cada uno de ellos con el contacto “Familia López Pérez”. Hay dos tipos: o bien es cabeza de familia o bien es miembro de familia. Puede haber dos o más cabezas de familia, pero puede dar lugar a que después se duplique alguna información.
SUBCONTACTOS
Además de los tres tipos básicos de contactos que hemos visto, podemos crear otros nuevos que se ajusten a nuestras necesidades. Eso sí, CiviCRM no les dará la misma “jerarquía”: siempre serán subcontacto de alguno de los contactos principales: Persona, Hogar u Organización. Así, “voluntario/a” o “periodista” sería un subtipo de contacto de Persona, mientras que “ONG” o “Medio de comunicación” lo serían de Organización.
Se justifica crear un subcontacto si necesitamos recopilar y mostrar información que no sea aplicable al resto de contactos. Por ejemplo, de un voluntario querremos saber en qué proyecto colabora, mientras que de un periodista nos interesa si pertenece o no a un medio de comunicación de tipo social.
Mientras que los contactos principales son mutuamente excluyentes, es decir, un contacto no puede ser una organización y una persona al mismo tiempo, sí que puede pertenecer a dos categorías de subcontactos. Por ejemplo, ser al mismo tiempo usuaria de un programa y voluntaria de otro.
¿Cómo se crean los subcontactos? Hay que hacer dos cosas. Por un lado, crear el tipo de subcontacto desde > Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Tipos de contacto.
Y en segundo lugar, añadir los campos personalizados a los subcontactos tal y como vimos en esta entrada. En este caso, cuando creemos el conjunto de campos personalizados, en la opción “Utilizado para” escogeremos el subcontacto (o subcontactos, si fuera el caso) para el cual queremos que se muestren los campos.
Con esto conseguimos que cada vez que creemos un nuevo sucontacto voluntario/a, en el formulario nos aparezcan los campos que necesitamos rellenar para alguien que es voluntario.
En el caso de que un nuevo contacto sea a la vez dos tipos de subcontacto (por ejemplo, voluntario y miembro de la Junta Directiva), haremos lo siguiente:
Medialab-Matadero Madrid