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Los grupos son conjuntos de contactos que tienen algo en común, y que nos interesa agrupar porque como organización vamos a tener con ellos interacciones en bloque. Lo que nos evita el grupo es tener que buscar con el buscador a todos los contactos que nos interesan cada vez que queramos interactuar con ellos como bloques: ya lo tendremos hecho. Un grupo de Junta Directiva porque a todos sus integrantes se les convoca a las mismas reuniones. Un grupo de suscriptores porque a todos se les envía un boletín.
A los grupos, ya sean estáticos o inteligentes (ver más abajo) se accede desde > Contactos > Administrar grupos.
Los grupos estáticos se crean desde > Contactos > Nuevo grupo. A la hora de crearlos, es bueno que cada grupo tenga un nombre de grupo de fácil comprensión y una descripción clara de su propósito, especialmente cuando manejamos muchos grupos.
A la hora de crearlos, debemos elegir el tipo de grupo, que no son excluyentes. Los grupos sirven como:
Visibilidad determina quién puede añadir y eliminar contactos de los grupos. Selecciona "Usuario y Admin User Only" si la pertenencia a este grupo está controlado únicamente por usuarios autorizados CiviCRM. "Páginas Públicas" si los contactos se pueden unir y quitar a sí mismos de este grupo a través de Registro y Cuenta formas perfil (lo veremos).
Grupos padre. Puede ser útil crear una jerarquía de grupos: por ejemplo, un grupo padre donde estén los contactos de la oficina nacional, y grupos dependientes que correspondan a sus cinco delegaciones regionales. En CiviCRM, esto se hace mediante la creación de uno o varios grupos de padres y luego asignar otros grupos a ellos. Cuando un usuario envía un correo al grupo padre, todos los contactos en los grupos secundarios asociados se incluyen automáticamente.
Como hemos visto, hay dos tipos de grupos:
Grupos estáticos. En este tipo de grupos añadimos a mano a los contactos que queremos que formen parte de él, frente a los grupos inteligentes que lo hacen de manera automáticamente. Como hemos visto, para añadir un plus de seguridad, sólo los grupos estáticos pueden ser del tipo Control de Acceso, porque eso nos fuerza a decidir cada uno de los contactos que forman parte de él. Podemos añadir un contacto a un grupo de varias maneras.
Desde la pestaña “Grupos” de la ficha del contacto.
Haciendo una búsqueda (por ejemplo, de todos los subcontactos “Voluntario”), seleccionando todos los contactos y añadiéndolos al Grupo desde el desplegable.
Grupos inteligentes. Sirven para que los contactos se añadan o se den de baja automáticamente del grupo en función de si cumplen o no determinados criterios, sin tener que hacerlo a mano. En esencia, los grupos inteligentes son “búsquedas guardadas”.
Ejemplo: queremos que todos participantes pasados, presentes y futuros del tipo de evento “Carrera por la Paz” que hayan corrido o vayan a correr “10 km” y no otra categoría, formen parte de un grupo al que enviaremos comunicaciones.
Para crear ese grupo inteligente, lo primero es hacer la búsqueda por esos criterios (Buscar> Buscar Contactos> Búsqueda Avanzada):
Nos devuelve los contactos que cumplen esos criterios.
A continuación, seleccionamos “Todos los registros” y en el desplegable de acciones, escogemos la opción “Nuevo grupo inteligente” y damos a “Ir”.
Establecemos nombre, descripción y si queremos que sea una Lista de Correo. Guardamos y con esto ya estaría creado el grupo al que podríamos acceder desde > Contactos > Administrar grupos.
A partir de este momento, todas las personas que se apunte a Eventos que hayamos creado del tipo “Carrera por la Paz” y que corran “10 km” pasarán a formar parte de este grupo. Podremos enviar nuestras comunicaciones al grupo con la tranquilidad que todas las personas que se hayan inscrito y que se inscriban en el futuro las recibirán sin necesidad de hacer ninguna otra operación.
*CiviCRM también da la posibilidad de añadir manualmente a un contacto a un grupo inteligente aunque éste no cumpla los criterios requeridos. Podemos hacerlo desde la pestaña de Grupo del contacto o haciendo una búsqueda del contacto y escogiendo la opción “Añadir contactos al grupo” del desplegable (ver más arriba la información del grupo estático).
Por ejemplo: tenemos un grupo inteligente “Junta Directiva” compuesto por todos los contactos que cumplen el criterio subcontactos “Miembros de la Junta Directiva”. Además, queremos que la persona que envía los correos de convocatoria desde el departamento de Comunicación forme parte del grupo para asegurarse de que el correo ha salido y se ha recibido correctamente. Esto lo logramos añadiéndola a mano al grupo inteligente.
Los grupos inteligentes también tienen la ventaja de que dan de baja del grupo a los contactos que ya no cumplen los criterios que rigen su funcionamiento. Por ejemplo, podemos tener un grupo de inteligente con todos los contactos que tienen la relación “voluntario/a de” y “activa” con nuestra organización. Si ponemos una fecha de fin a esa relación en la pestaña de Relaciones del contacto, inmediatamente el contacto pasa a tener una relación “Inactiva” y CiviCRM lo retira del grupo inteligente de “voluntario/a de” y “Activa”.
Una cuestión negativa es que los grupos inteligentes, al contrario que los estáticos, no aparecen contabilizados en la pestaña de grupos. Sí que hay un desplegable acordeón dentro de la pestaña Grupos donde podemos ver en qué grupos inteligentes está encuadrado.
Medialab-Matadero Madrid