Conceptos básicos: Actualización por lotes (de contactos) via perfil

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La función Actualización por lote via Perfil (Batch Update via profile) nos permite actualizar campos de información de los contactos por lotes, sin tener que ir abriendo uno por uno. Por ejemplo, podríamos usarlo para cambiar el estado de las personas participantes de un evento -de “Registrado” a “Asistió”- después de que ese evento se haya celebrado.

Los campos que queremos actualizar deben formar parte de un Perfil (lo veremos en un documento que subirá Carlos). Este perfil podemos crearlo para esta actualización y en cuanto hayamos terminado, podemos borrarlo. Así que el primer paso es crear un perfil, por ejemplo, “Actualizar el Status de los participantes en un evento”, con un campo que se aplique a Participantes – Status del Participante.

Una vez creado el perfil, lo usamos para actualizar nuestros contactos. Vamos a CiviEvent o al Buscador y buscamos a las participantes del evento. Las seleccionamos y en el desplegable escogemos la opción “Actualización por lote via Perfil” y damos a “Ir”.

En la siguiente página, escogemos el perfil que hemos creado y a partir del cual vamos a actualizar la información del campo.

En la siguiente página, podemos actualizar el status del participante. Cada campo que queremos actualizar ocupa una columna, y en cada contacto nos sale un desplegable con las opciones disponibles. Si todos van a tener el mismo status, podemos dar al icono de copiar (dos páginas).

Limitaciones:

• El número máximo de contactos que podamos actualizar por lote a la vez es de 100. Si tenemos más, habrá que repetir la operación.
• Todos los contactos deben ser del mismo tipo básico: organizaciones, hogares o personas. Si hay de distintos tipos, salta un error.
• Al elegir el perfil para la actualización, CiviCRM sólo nos muestra los que se pueden aplicar a todos los contactos escogidos. Es decir, si tenemos contactos individuales y subcontactos trabajadoras, CiviCRM sólo nos mostrará perfiles que se apliquen a personas en general pero no perfiles aplicables en concreto a trabajadores/as.  
• Si el campo es de la modalidad autocompletar NO PERMITE actualización via perfil.