Componente CiviMail: parte 3

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Parte 3. El envío (proceso de envío, gestión de correos, informes)

1. Cómo enviar un correo con CiviMail

Si estamos enviando a un Grupo de contactos, > Envíos de correo > Nuevo envío de correo. Si estamos enviando a una búsqueda, seleccionamos contactos y en el desplegable escogemos “Programar/enviar un correo electrónico masivo”.

• Paso 1. Seleccionar destinatarios.
  • Nombre su envío de correo. Es para uso interno. Pongamos un nombre que oriente a otros usuarios administradores de CiviCRM. Conviene empezar el nombre con una fecha. “140530 Informe recortes”.
  • Campaña. Si hemos habilitado el módulo Campaña (que sirve para englobar eventos, envíos de correos y donaciones bajo el paraguas de una campaña) y hemos creado una campaña, aquí también podremos decir si este correo pertenece a una campaña determinada.
  • Eliminar correos electrónicos duplicados. Si un contacto está en tres grupos incluidos en el mailing, sólo recibirá una copia del correo. Pero si distintos contactos usan una misma dirección de correo electrónico, esa dirección recibirá tantas copias de correo como contactos la usen. Si marcamos esta casilla, nos aseguramos de que sólo un correo electrónico se envíe a cada dirección.
  • Destinatarios del correo. Podemos añadir o excluir grupos a los que vamos a enviar el correo, pero también dejar fuera a los receptores de un primer envío, para que no reciben el mismo correo dos veces, escogiéndolo en el área de EXCLUIR Destinatarios de estos correo(s). Si el envío es a partir de una búsqueda, esta pestaña se llamará “Destinatarios Adicionales del Envío de Correo” pero las opciones serán las mismas.

Al dar a siguiente, y pasar a la siguiente pestaña nos sale el número de receptores.

• Paso 2. Hacer seguimiento y responder.

• • Seguimiento. Podemos monitorizar tanto Clics (cuántos y qué usuarios pincharon en qué enlaces del correo) y Abiertos (cuánta gente abrió el correo. No es muy fiable, porque depende de que se descarguen las imágenes del correo, y no todo el mundo lo hace).
  • Responder. Respuestas: si la marcamos, las respuestas de los receptores irán a CiviCRM en lugar de a la persona marcada como remitente (*ver cuadro más abajo). Si marcamos esta opción se abren otras dos: 1) Reenviar respuestas: si queremos que la persona marcada como remitente (De:) también reciba los mensajes fuera de CiviCRM (en Outlook, Gmail, etc). 2) Auto responder a las respuestas: permite enviar una respuesta automática a quienes responden el correo que hemos enviado. El autoresponder se configura en > Envíos de correo > Encabezados, Pies y Mensajes automáticos (** ver cuadro más abajo).
  • Online publication. Si escogemos Public Pages: el contenido podrá verse como una página Web más por todos aquellos que tengan permiso para ver “contenido público de CiviCRM”. Si escogemos “User and User admin only”, sólo los receptores y los administradores podrán verlo como página Web. Para añadir un link a la versión web en nuestro correo, debemos insertar un “mailing permalink token” (veremos los tokens en la siguiente documentación) en el mensaje en el siguiente paso.

*En la teoría, CiviCRM archiva las respuestas que los receptores envían como respuesta al mailing. Pero aquí Donald Lobo dice que no tiene constancia de ello. https://forum.civicrm.org/index.php/topic,24989.msg105592.html#msg105592. “No descarto que quede archivado en la BBDD pero que no haya acceso desde el administrador. Hay que investigarlo”.

**En cuanto al autorespondedor, me he encontrado con este problema que plantean en el foro: http://forum.civicrm.org/index.php?topic=27396.0. Cuando das a responder, la dirección que genera CiviCRM es aleatoria. CiviCRM es capaz de procesarla, pero como nuestro servidor de correo no, da fallo y el correo no llega a CiviCRM.

Lobo da como solución: “The mailing server @ your recipient domain needs to allow wildcard email addresses to a specific inbox. Most mailing servers have a configuration for this and/or a pattern that can be used.”
http://forum.civicrm.org/index.php/topic,27396.msg116785.html#msg116785
En Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Catch-all. Cómo configurarlo en CPanel: http://docs.cpanel.net/twiki/bin/view/AllDocumentation/CpanelDocs/EmailAccounts#Default.

Para comprobar las estadísticas, después iremos a > Envíos de correo > Envíos programados y enviados. Damos en report. Si pinchamos sobre el nombre de la estadística, nos dará un listado de los contactos a los que se aplica. Si damos a Búsqueda avanzada, podemos filtrar la búsqueda. Por ejemplo, personas que hayan hecho clic en algún vínculo que tengan entre 21 y 30 años.

•  Paso 3. Contenido del envío de correo.

• • Desde dirección de correo electrónico. En este desplegable encontraremos todas las cuentas que creamos en > Administrar > CiviMail > Direcciones de Remitente de Correos: la de comunicación, la de voluntariado, la genérica… Escogemos la dirección que queremos que sea la remitente.
  • Usar plantilla. Escogemos una de las plantillas que tendremos creadas.
  • Asunto del Envío de Correo. Este será el asunto que leerán los receptores.
  • Yo quiero: podemos elegir entre “Composición en pantalla”, que nos permite editar el mensaje en esta misma pestaña, o “Cargar contenido”. Si elegimos esta opción, se abrirá el típico cargador para subir un archivo HTML que habremos trabajado en otro programa como Dreamweaver, pero CiviCRM no da la posibilidad de editarlo en su sistema.

Si escogemos la opción “Composición en pantalla”, se activarán las pestañas “Formato HTML” y “Formato Texto Plano”. Añadiremos el texto y las fotos del envío a la plantilla seleccionada en “Usar plantilla”. Si hacemos grandes cambios, podemos guardarla como una nueva plantilla. Podemos incluir tokens (veremos los tokens en la siguiente documentación)  tanto en la versión HTML como en la de texto plano, que se sustituirán por contenido personalizado (nombre y dirección del receptor) cuando se abra el correo.

CiviCRM nos da la posibilidad de añadir 3 archivos de 2MB máximo de peso.

También podemos escoger encabezado y pie del correo. En mi caso, no he creado de momento encabezados ni pies, sino que he incluido esta información en la propia plantilla del correo, así que en ambos caso selecciono “Ninguno”.

• Paso 4. Prueba. Podemos examinar nuestro mensaje de dos maneras:

• • Test mailing. Podemos enviar a un solo contacto o a un grupo de prueba. El mail de prueba sustituirá los tokens por la información e incluirá los adjuntos que hayamos especificado. Conviene verlo en varios clientes de correo electrónico y por distintas personas.
  • Previsualizar envío de correo. Muestra el HTML con los tokens sustituidos, pero no los adjuntos. Está bien para verificar que el diseño se mantiene, pero es más fiable el primer método.

• Paso 5. Programa o enviar. Podemos enviarlo inmediatamente o programarlo. CiviMail envía los correos masivos por lotes de 400 contactos, para evitar que los correos queden bloqueados por los filtros anti-spam.

2. Cómo gestionar los correos con CiviMail

• Gestionar los envíos de correo. Los correos masivos pueden encontrarse en tres áreas accesibles desde el menú > Envíos de correo.
• • Borradores y correos sin enviar: Correos masivos guardados sin enviar. Desde aquí podemos acceder a su edición.
  • Correos programados y enviados: los correos enviados permanecen en este apartado hasta que son archivados o borrados. Podemos acceder a las estadísticas (Informe) o usarlos como base para un nuevo envío (Reusar – esta opción no está disponible para los envíos basados en búsquedas). Más opciones: Archivar (para correos enviados) | > Borrar (para correos enviados) | Cancelar (para correos programados pero no enviados todavía).
  • Envíos de correo archivados: los correos archivados no estarán disponibles para incluir o excluir a sus receptores de futuros envíos. También hay opción de Informe y Reusar.

3. Cómo analizar las estadísticas

• Informes de envíos de correo individuales. > Envíos de correo > Correos programados y enviados. Podemos hacer un seguimiento en tiempo real de los envíos. Para ello, pinchamos en “Informe” del correo en cuestión. Cuando accedemos a la página de informe, si actualizamos la página, se actualizarán las cifras.
  • Destinatarios. Número de personas a quién hemos enviado el correo electrónico.
  • Envíos exitosos. Correos que han entrado en la bandeja de entrada.
  • Seguimientos abiertos. Número de personas que han abierto el correo (en teoría). Para contabilizarlas, como otros programas de correo masivo, CiviCRM usa un truco: añade una pequeña imagen, que si se descarga junto con el resto de imágenes del correo, permite saber si el correo se ha leído. Si no se descarga las imágenes, puede haber abierto el correo, pero no será contabilizado. Un 30% de tasa de apertura puede considerarse un buen número.
  • Click-throughs. Número total de veces que la gente ha pinchado sobre los vínculos del correo (ver más información abajo).
  • Reenvíos. Número de veces que la gente ha reenviado el correo.
  • Respuestas. Número de veces que la gente ha contestado al correo.
  • Bounces. Número de direcciones de correo electrónico donde no ha podido llegar el correo electrónico (ver más información abajo).
  • Unsubscribe requests. Número de personas que han pinchado en cualquier vínculo de cancelación de suscripción.

• Gestionar rebotes o bounces y contactos con correos electrónicos inválidos. Los contactos a los que envíamos un correo pero éste rebota por el motivo que sea (bandeja llena, cuenta electrónica mal escrita), se quedan marcados con On Hold. CiviCRM eliminará los siguientes mensajes que enviemos a ese contacto hasta que lo solucionemos. Podemos acceder a los On Hold desde el Informe de rebotes o haciendo una Búsqueda avanzada. También pinchando en el link Bounces del Delivery Summary. Allí nos informa del error, por ejemplo, si una dirección está mal escrita, la corregimos, y quitamos el estado On Hold. A continuación podemos reusar el mailing y añadir el primer envío a EXCLUDE Recipients of These Mailing(s) para que sólo llegue a las direcciones que hemos corregido.

• Informe de Click-through. Muestra estadísticas por cada link del correo. Hay dos estadísticas:
   
  • Clicks: número de veces que se ha hecho clic sobre los vínculos. Clic en los números para acceder a los contactos que han pinchado.
  • Unique clics: número de personas que han hecho clic sobre los vínculos. Clic en los números para acceder a los contactos que han pinchado.