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Parte 2. Qué hay que hacer antes de usar CiviMail (configuración smtp, establecimiento de cuentas, etc)
Hay una serie de opciones que tenemos que configurar antes de poder usar las distintas opciones de correo que nos ofrece CiviCRM.
- Conectar CiviCRM con el servidor de correo que estemos usando para poder enviar correos. > Administrar > Opciones del sistema > Correo saliente (SMTP / Sendmail). Estos datos (Servidor SMTP y Puerto SMTP) nos los tiene que proporcionar nuestro proveedor del servidor. El usuario SMTP y la contraseña los habremos establecido nosotrxs al configurar el acceso al servidor; simplemente tendremos que copiarlos aquí.
- Configurar la cuenta principal de correo electrónico de la organización. > Administrar > Comunicaciones > Información de contacto y Dirección de la organización. Para poder hacer envíos masivos hay que rellenar unos datos básicos sobre nuestra organización: nombre de la organización, descripción, dirección… Pero lo más importantes es que desde aquí establecemos el nombre del remitente y la dirección de correos desde la que se enviarán las notificaciones automáticas (por ejemplo, un justificante de inscripción a un evento). Esta cuenta, que normalmente será la genérica de la asociación, también será la que salga por defecto como remitente cuando enviamos un correo en CiviMail.
- Configurar otras cuentas electrónicas que usaremos como remitentes. > Administrar > CiviMail > Direcciones de Remitente de Correos. Como desde CiviCRM puede que enviemos correos como responsables de socios, u organizadores de eventos, o como departamento de comunicación, podemos establecer otras cuentas que más tarde seleccionaremos como remitentes. La cuenta que hemos establecido en > Administrar > Comunicaciones > Información de contacto y Dirección de la organización aparece aquí automáticamente.
- Configurar cuentas para recibir correos en CiviCRM. > Administrar > CiviMail > Cuentas de Correos. En este apartado, añadiremos cuentas de correos que habremos creado previamente en nuestro servidor de correo para:
- Recibir y gestionar automáticamente las notificaciones de los correos electrónicos que nos sean devueltos. Veremos esto con más detenimiento en la tercera parte de la documentación. La dirección de rebote es una dirección de correo “invisible” que CiviCRM añadirá automáticamente al código de cabecera de nuestro mensaje y que el receptor no verá. Si el correo no se entrega por alguna razón (porque el buzón esté lleno, porque la dirección de correo electrónico esté mal escrita, etc), CiviCRM marcará el contacto como inactivo, inválido, etc. Más info aquí: http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC43/Bounce+Handling. Sólo podemos establecer una cuenta para el procesamiento de rebotes, mientras que podemos tener todas las que queramos de la siguiente modalidad.
- Registrar como una actividad de contactos los correos que enviemos fuera de CiviCRM. CiviCRM puede contabilizar como actividad los correos que enviamos desde nuestro cliente de correo habitual (Outlook, Gmail). Se guardan como un registro de actividad tanto del contacto a la cuenta de correo electrónico que envía como de los contactos receptores. Si no existen esos contactos, CiviCRM los crea. *Yo he hecho pruebas y no me ha funcionado, pero no he podido averiguar por qué. Para ello, tenemos que crear una cuenta de correo para este propósito en nuestro servidor de correo (civicrm@mpdl.org en nuestro caso). En este apartado, la añadimos al CiviCRM pulsando en “Añadir cuenta de Mail” y seleccionando “Email-a-Procesando Actividad” en el desplegable. Al enviar un correo desde nuestro Outlook, GMail, etc, incluiremos la dirección que hayamos decidido (en este caso civicrm@mpdl.org) preferiblemente en el campo de “Con copia oculta – CCO” para que pase desapercibida.
- Plantillas. > Administrar > CiviMail > Plantillas de mensajes o > Administrar > Comunicaciones > Plantillas de mensajes. Para darle un aspecto visual más atractivo a nuestros envíos y para asegurarnos de que se vea más o menos igual en todos los sitios (Gmail, Outlook, Hotmail, etc) es conveniente usar plantillas de correo. Sirven tanto para envíos masivos de CiviMail como para “Enviar correo a…”. Podemos crearlas nosotros desde cero o descargarnos plantillas gratuitas en Internet (free html newsletter templates: http://www.campaignmonitor.com/templates/all/). El código HTML que hayamos creado o descargado lo copiaremos en la pestaña “Formato HTML” pulsando el botón “Fuente HTML”. Ni las tablas ni las imágenes deben exceder los 600 px de anchura. Mantener el HTML lo más sencillo posible.
Podemos establecer tantas plantillas como queramos. Por ejemplo, una plantilla básica con la firma de comunicación y una plantilla básica con la firma se socios y una plantilla más elaborada para los boletines electrónicos.
Aunque casi todos los clientes de correo leen HTML, es una buena práctica enviar una versión del correo en texto plano. CiviCRM nos ofrece la posibilidad de hacerlo en los envíos masivos. El problema es que si hacemos una plantilla con un texto plano, lo más probable es que en los envíos individuales que hagamos en el futuro retoquemos la plantilla escogida, pero se nos olvide cambiar el texto plano asociado a ella, por lo que por tanto no coincidirán sus contenidos. El libro da dos opciones: o usar correos de texto plano solamente o hacer plantillas sin texto plano y pedirle a los usuarios que creen su propia versión de texto plano antes de enviar el correo.
Para crear una versión en texto plano de un correo HTML tenemos que:
- Copiar el texto del campo tipo Word (con el fin de coger sólo el texto, no el código) de la pestaña “Formato HTML” y pegarlo en el campo de la pestaña “Formato de texto plano”.
- Copiar las URLs de todos los vínculos en el lugar apropiado del texto que hemos pegado en el campo de la pestaña “Formato de texto plano”. “Según ha dicho el diario El País…” (versión HTML) “Según ha dicho el diario El País (http://www.elpais.es)...” (versión texto plano).
Para probar las campañas, podemos hacer un grupo con contactos que sean direcciones de correo de distintos clientes de correo: yahoo, gmail, outlook, hotmail, etc.
- Añadir información obligatoria en las plantillas que vayamos usar en CiviMail. A la hora de enviar un correo desde CiviMail el sistema nos obliga a dar la opción de darse de baja del Grupo de correo y a añadir la dirección de correo postal de nuestra organización. Por tanto, añadimos a nuestras plantillas, tanto en el texto plano como en el HTML, los token {action.optOutUrl} y {domain.address} precedidos del mensaje que queramos:
Quiero cancelar mi suscripción a esta lista de correo:
{action.optOutUrl}
Nuestra dirección de correo postal es:
{domain.address}
Si no lo hacemos, CiviCRM nos dará error al intentar continuar el proceso y no nos dejará completarlo.
- Grupos de correo. Para facilitar los envíos con CiviMail, es bueno agrupar a nuestros contactos en grupos, que pueden ser estáticos o dinámicos. Estáticos: -> Contactos -> Nuevo grupo. Hay que marcar la opción “Mailing list”. Dinámicos: hacemos una búsqueda según unos criterios (no puede ser membresías o contribuciones), seleccionamos todos los resultados y en el desplegable de acciones escogemos “Hacer grupo inteligente”. Se puede crear un grupo inteligentes de participantes en un evento, pero en un primer momento no podemos marcarlo como “Mailing list”. Para editarlo, una vez creado, vamos a > Contacts > Administrar grupos.
Como veíamos en la primera parte de la documentación, tendremos que crear un grupo “Grupo de bajas de suscripciones”, para que cuando usemos el CiviMail para enviar un correo masivo a una búsqueda de contactos (en lugar de a un Grupo ya definido) los contactos se puedan dar de baja.
Medialab-Matadero Madrid