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Parte 1. Distintos métodos que tiene CiviMail para enviar correos y cuándo usar cada uno (CiviMail, Enviar correo a, Notificaciones)
El componente CiviMail sirve para enviar campañas masivas de correo electrónico. CiviMail puede enviar grandes volúmenes de correos y proporcionar informes detallados de los resultados y efectividad de esos correos. Además apoya la labor de otros componentes: por ejemplo, para enviar correos a no-socios para animarles a que se hagan socios (CiviMembership) y o para que participen en un determinado evento (CiviEvent).
Tipos de correos electrónicos que podemos enviar con CiviCRM
CiviCRM envía correos en tres situaciones. Dos de ellas las haremos manualmente, la tercera se producirá automáticamente:
Diferencias entre “Enviar correo electrónico a contactos” y “CiviMail”
Cualquier correo enviado por medio de “Enviar correo electrónico a contactos” o usando “CiviMail” se considera como una actividad más y se almacena como parte del historial de actividades de cada receptor. Diferencias entre uno y otro sistema:
Entonces, ¿cuándo uso “Enviar correo electrónico a contactos”?. Si estamos contactando a menos de 50 personas y no necesitamos un informe sobre si han abierto el correo o pinchado sobre algún link del texto. Podemos escoger a los receptores bien haciendo una búsqueda de contactos o bien desde un contacto en particular (pulsando en el botón Acciones o bien desde la pestaña de Actividades). Tiene todas las funcionalidades de un cliente de email: adjuntos, CC (con copia) y CCO (con copia oculta), plantillas de mensajes.
Con esta opción, CiviCRM sólo registra los correos que enviamos (pero no su contenido), pero no el número de respuestas que ha recibido, algo que sí podemos hacer con CiviMail. Si queremos registrar un intercambio largo de correos, podemos crear una actividad dentro del contacto en cuestión que nos ha respondido y copiar y pegar la conversación que se habrá desarrollado ya en Outlook o nuestra cuenta Gmail como lo haríamos con una telefónica.
Si enviamos un mensaje a múltiples receptores, cada uno de ellos verá sólo su dirección de correo electrónico en el campo “Para:” y si hubiera, las direcciones en el campo CC, pero nunca las direcciones del campo CCO. Si ponemos a alguien en CC o en CCO, recibirá un correo por cada uno de los destinatarios en el campo “Para”. El envío del correo no queda registrado como actividad en los contactos que hemos puesto en CC o en CCO.
Entonces, ¿cuándo uso CiviMail? Cuando enviamos a 50 contactos o más y siempre que queramos capturar estadísticas sobre el éxito del envío. CiviMail también permite que la gente se suscriba o cancele su suscripción a las listas de correos.
Para escoger a los receptores: podemos hacer una búsqueda (seleccionamos todos los contactos y escogemos Programar/enviar un correo electrónico masivo en el desplegable) o enviar a un grupo marcado como “Lista de correo” (> Envíos de correo > Nuevo envío de correo), que debe estar creado previamente al mailing. Dos diferencias entre los dos sistemas.
La primera, si estamos preparando un correo para enviar a un Grupo a través de > Envíos de correo > Nuevo envío de correo, podemos interrumpir y guardar el trabajo sin enviarlo y continuar en otro momento desde el mismo punto. Si estamos enviando a una búsqueda de contactos, aunque guardemos, al abrirlo de nuevo nos llevará a la primera pestaña de elección de destinatarios y tendremos que repetir todo el proceso.
La segunda, todos los correos enviados desde el CiviMail van con un vínculo de “cancelar suscripción” (lo veremos en la segunda parte de la documentación). Si enviamos un mailing a un grupo y un miembro del grupo pincha en “cancelar suscripción”, será eliminado del grupo y a partir de ese momento dejará de recibir correos.
Esto no pasa con los correos electrónicos basados en resultados de búsqueda. No aparece el vínculo “cancelar suscripción” ni existe la funcionalidad. Por tanto, en el primer paso del envío (veremos todos los pasos más adelante) es obligatorio asignarles un “Grupo de bajas de suscripciones” (éste debe estar marcado como “mailing list”) que habremos creado previamente para efectuar el seguimiento de personas que se den de baja del mailing.
Así funciona: Si un contacto que se ajusta a nuestros criterios de búsqueda ya se ha dado de baja del grupo que hayamos designado como “Grupo de bajas de suscripciones”, será excluido de este mailing. Si un destinatario se da de baja en este mailing, será excluido de mailings futuros que utilicen el mismo "Grupo de bajas de suscripciones", tanto si originalmente eran miembros del grupo como si no.
Pestaña Actividades. Cargar los envíos masivos en la pestaña de actividades ralentiza mucho el proceso de carga del resto de actividades (alta socio, pago inscripción, etc), como explican en este hilo:
http://forum.civicrm.org/index.php/topic,31488.msg135657.html#msg135657
A partir de la versión 4.4.4, las actividades “Envíos masivos” han sido excluidas específicamente de la pestaña de actividades. Sin embargo, hay un fallo en la versión 4.4.4: la cuenta de actividades en la pestaña todavía incluye los envíos masivos. Esto se solucionará en la versión 4.4.5. Si necesitas un parche antes, puedes conseguirlo aquí:
https://github.com/civicrm/civicrm-core/commit/eacfbd68058161e4cda8d35a86c8613770860ad2#diff-0
Si queremos ver la información relativa a los envíos masivos dentro de cada contacto, podemos ir a > Administrar > CiviMail > Opciones del componente CiviMail, y desmarcar la opción ¡Enable CiviMail to create activities on delivery”. Esto dará como resultado una nueva pestaña llamada “Envíos de correo” que aparecerá en cada contacto.
Información vista en el hilo http://forum.civicrm.org/index.php?topic=31810.0.
Medialab-Matadero Madrid